Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S, sociedad comercial constituida por Escritura Pública No. 721 del 31 de marzo de 2022 de Notaría 67 de Bogotá D.C., inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 4 de abril de 2022, con el No. 02811995 del Libro IX, domiciliada en Bogotá D.C. e identificada con NIT 901.581.627-8, en cumplimiento de lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la normatividad concordante relativa a la protección de datos personales, pone a su disposición las Políticas de Tratamiento de Datos Personales adoptadas por la sociedad.

La CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S es la sociedad encargada del servicio público del Registro Único Nacional de Tránsito (R.U.N.T) como resultado del proceso de licitación LP-020-2021 que el Ministerio de Transporte abrió mediante la Resolución No. 20213040051275 del 27 de octubre de 2021. El Ministerio de Transporte adjudicó el proceso de selección Licitación Pública LP-020-2021 a la Promesa de Sociedad Futura Concesión RUNT 2.0 mediante Resolución No. 20223040015565 del 25 de marzo de 2022.

El 7 de abril de 2022, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S y el Ministerio de Transporte suscribieron el Contrato de Concesión No. 604 de 2022, cuyo objeto es el otorgamiento de una concesión para que la concesionaria, por su cuenta y riesgo, administre, opere, mantenga y explote comercialmente el Registro Único Nacional de Tránsito y gestione la información del mismo de acuerdo con lo previsto en este contrato.

El R.U.N.T es el sistema que permite registrar, gestionar y mantener actualizada, centralizada, autorizada y validada la información sobre diversos registros nacionales, tales como el Registro Nacional de Automotores, Registro Nacional de Conductores, Registro Nacional de Empresas de Transporte Público y Privado, entre otros, garantizando la legalidad, transparencia y seguridad de los trámites relacionados con el sector de tránsito y transporte.

La presente política tiene como objetivo establecer las directrices y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales en cumplimiento de la legislación colombiana, fijando principios y mecanismos para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de la información contenida en el R.U.N.T, en la que la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S actúa como encargado de la información, y en cualquier base de datos donde la sociedad sea responsable en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2. Definiciones

A continuación, se presentan las definiciones clave para la comprensión de esta política:

3. Principios Rectores

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, se aplicarán los siguientes principios rectores:

4. Derechos de los Titulares

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la Ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente, salvo disposición legal, los siguientes derechos:

Cuando se haga referencia a la información depositada en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), debe tenerse en cuenta que la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S actúa como encargado de la información, no siendo autoridad de tránsito según el artículo 3 de la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito Terrestre). Por lo tanto, no tiene competencia para el registro, cancelación, modificación o eliminación de la información relacionada con trámites o registros, siendo esta obligación exclusiva de los Organismos de Tránsito y otros actores del sistema.

Mientras no exista disposición legal o administrativa en contrario, el sistema RUNT contiene la información electrónica que los diferentes actores reportan, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1005 de 2006. El RUNT solo almacena y pone a disposición esta información al momento de realizar un trámite, incluyendo registros como:

Cuando el titular de la información requiera ejercer sus derechos, debe conocer que el Registro Único Nacional de Tránsito está regulado por la Ley 769 de 2002 y la Ley 1005 de 2006, que establecen el método y sistema para las tarifas del RUNT que garantizan su sostenibilidad. Por disposición legal, el organismo o actor de tránsito correspondiente puede exigir el pago de la tarifa respectiva.

5. Forma de Recolección de Datos Personales

I. Datos de los ciudadanos que realizan trámites

Los datos personales en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT) se recolectan a través de tres métodos:

La información puede ser capturada o recuperada a través de los siguientes canales, según el Contrato de Concesión 604 de 2022:

II. Datos de Usuarios, Clientes, Proveedores y Contratistas

La recolección de datos personales de usuarios y clientes se realiza a través de:

III. Datos de Empleados y Candidatos

La recolección de datos de empleados y candidatos incluye:

IV. Datos de Socios

La recolección de datos personales de los socios se realiza mediante:

6. Finalidades del Tratamiento

Los Datos Personales que recolecta la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S o que son migrados, transferidos o registrados por los Titulares o por los diferentes actores del sector, son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S o el MINISTERIO DE TRANSPORTE en ejercicio de sus funciones. En ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los autorizados en la Ley o a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.

I. Finalidad del tratamiento de los datos personales de los ciudadanos

Los datos personales recolectados a través de la plataforma tecnológica o de los canales del RUNT serán utilizados para:

II. Finalidad del tratamiento de los datos personales de usuarios, clientes, proveedores y contratistas

La CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S usará los datos de sus usuarios, clientes y proveedores para:

III. Finalidad del tratamiento de los datos de empleados y candidatos

Los datos de los empleados y candidatos serán tratados con los siguientes propósitos:

IV. Finalidad del tratamiento de los datos personales de socios

Los datos personales de los socios se utilizarán para:

7. Autorización y Consentimiento

De acuerdo con los Artículos 9 y 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, salvo las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Cuando el Titular haya entregado, compartido, publicado y/o registrado su información ante un Organismo de Tránsito, un actor del sector, el Ministerio de Transporte o la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. a través de los canales dispuestos para la realización de un trámite de tránsito y transporte, se debe entender que de acuerdo con el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización previa e informada por parte de la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S.

Para una finalidad diferente a la realización de trámites, el cumplimiento de funciones legales de una entidad estatal o particulares, el consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. En este sentido, el consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

Todos los usuarios de la Plataforma Tecnológica o de los canales dispuestos por la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S., en caso de que deban registrarse o entregar datos personales, deberán autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S.

8. Identificación del Responsable

Responsable de los datos personales del Registro Único Nacional de Tránsito

Encargado de los datos personales del Registro Único Nacional de Tránsito

Responsable de los datos personales recolectados por la Concesión RUNT 2.0 S.A.S diferentes a aquellos relacionados con el Registro Único Nacional de Tránsito

9. Canales de Acceso

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al Área de Servicio al Cliente. El Titular del dato deberá realizar su requerimiento a través del centro de ayuda disponible en la plataforma o a través del correo electrónico: contactenos@runt.com.co

Las consultas y reclamos deberán ser resueltos en un plazo máximo de 10 días hábiles y 15 días hábiles respectivamente. Si no es posible atender la consulta dentro de este término, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Para la realización de consultas o reclamos escritos o verbales, el Titular deberá elevar su solicitud mediante documento que contenga:

Las solicitudes incompletas serán devueltas para su corrección. Si en un plazo de dos (2) meses el solicitante no ha enviado la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo.

Cuando el Titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando detecte un presunto incumplimiento de sus derechos, el término máximo para atender su queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción del documento.

Nota aclaratoria: En lo que respecta a la información contenida en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. actúa únicamente como encargado de la información, sin competencia para el registro, cancelación, modificación o eliminación de datos relacionados con trámites o registros, siendo esta responsabilidad exclusiva de los Organismos de Tránsito y otros actores del sistema.

El RUNT almacena y gestiona la información suministrada por los diferentes actores del sector de tránsito y transporte, conforme al artículo 10 de la Ley 1005 de 2006. Los registros administrados incluyen:

Información en la página web: La Concesión RUNT 2.0 S.A.S. no recoge información personal de los visitantes a su sitio web, a menos que sea solicitada explícitamente y proporcionada voluntariamente por los mismos.

10. Deberes del Responsable

Sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 respecto al tratamiento de datos personales, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. asume los siguientes deberes:

11. Medidas de Seguridad

La CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. En caso de presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos en que por ley no se requiera dicha autorización y se presente alguna de las siguientes excepciones:

Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles son facultativas y en ningún caso serán obligatorias. La CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.

Además, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. no condicionará ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Estos serán tratados con la mayor diligencia posible y con los más altos estándares de seguridad. Se aplicará el principio de acceso restringido, permitiendo su consulta solo al personal autorizado.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

12. Procedimientos para Consultas y Reclamos

Salvo en los casos autorizados por la Ley, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años.

En caso de que se requiera el tratamiento de datos de menores de edad, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. garantizará que dichos datos personales sean tratados con los más altos estándares de seguridad y confidencialidad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá cumplir con los siguientes requisitos:

En todos los casos, los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes deberán otorgar la autorización para el tratamiento de sus datos personales. Sin dicha autorización, no se realizará el tratamiento ni se podrá prestar el servicio correspondiente.

13. Transferencia y Transmisión de Datos

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre el Ministerio de Transporte como responsable de los datos personales del RUNT y la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S como encargado de los mismos, para permitir que la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S cumpla con todas las obligaciones legales del Registro Único Nacional de Tránsito, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, dado que el Contrato de Concesión 604 de 2022 cumple con los parámetros del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Respecto de la información personal que no corresponda al Registro Único Nacional de Tránsito, la CONCESIÓN RUNT 2.0 S.A.S. podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros necesarios para el desarrollo de sus actividades y objeto social, protegiendo siempre los derechos e información del titular del dato.

La Transmisión o Transferencia de Datos Personales observará las reglas dispuestas por la normatividad vigente y la autoridad de control, incluyendo:

Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia solo se permitirá si se configura alguna de las siguientes excepciones legales:

15. Control de Cambios

Versión Elaboró Revisó Aprobó Fecha Descripción
1 Jefe Jurídico Interlocutora Comité de Gerencia 17/08/2022 Elaboración inicial

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